Comment faire concorder les étiquettes de fil PVA avec les documents d’achat ?

Commencer par la ligne du bon de commande

À la réception, comparez l’étiquette du conditionnement à la ligne précise du bon de commande, et pas seulement à la raison sociale ou à la famille de produits. Faites concorder la référence produit, le système de titrage, la construction, la finition le cas échéant, le lot, l’unité de conditionnement et la masse déclarée avec la spécification approuvée. Si une référence a changé après approbation, exigez une table de correspondance contrôlée indiquant l’ancienne référence, la nouvelle, la date d’entrée en vigueur et le lot concerné.

Utilisez un dossier documentaire portant sur la même expédition : bon de commande, spécification approuvée, liste de colisage, dossier de libération du lot ou rapport d’essai et étiquettes des conditionnements. Une facture peut aider à vérifier la ligne commerciale, mais ne démontre pas que la construction du fil ou l’identité du lot correspond à l’exigence technique.

Rapprocher les identifiants dans tout le dossier

Une différence d’un caractère peut être une faute de frappe ou désigner un autre lot ; l’acheteur ne doit pas trancher à l’apparence. Demandez au fournisseur de faire concorder les références par écrit et conservez les documents d’origine. Si sa réponse modifie l’identité du produit, demandez au responsable technique d’examiner le changement selon la procédure d’approbation de l’achat.

Mettre en attente le périmètre le plus restreint qui puisse être justifié

Si un carton présente une divergence et que les autres peuvent être tracés indépendamment, isolez ce carton pendant l’enquête du fournisseur. Si le numéro de lot manque sur tous les conditionnements, l’ensemble du lot concerné peut ne pas avoir d’identité exploitable. Définissez le périmètre à partir des dossiers au lieu de mettre en attente ou de libérer une quantité pratique sans explication.

Distinguez la correction d’un document de la substitution d’un matériau. Une faute corrigée sur la liste de colisage peut être résolue par un document révisé traçable. Un grade ou une construction différents exigent un examen technique, même si le fournisseur affirme que le produit est équivalent.

Clore le rapprochement avant la libération du stock

Le compte rendu écrit de clôture doit identifier les documents vérifiés, la divergence, l’explication du fournisseur, les éventuels dossiers révisés et la personne ayant autorisé la libération. Ne mettez à jour le statut de réception qu’une fois l’identité corrigée présente à la fois dans le dossier de l’entrepôt et dans celui de la qualité. Conservez les documents remplacés en indiquant clairement qu’ils sont obsolètes, afin que le personnel ne les réutilise pas pour une autre livraison.

Pour savoir quels documents demander avant de choisir un fournisseur, consultez « Documents à demander à un fournisseur de fil PVA ». La présente réponse porte sur la tâche ultérieure de réception consistant à faire correspondre les conditionnements livrés à la commande.

Éviter la même divergence lors de la prochaine expédition

Demandez au fournisseur d’utiliser un identifiant contrôlé unique sur les étiquettes, les plans de cartons et les dossiers de libération des lots. Indiquez le format de référence approuvé dans la commande et demandez une notification préalable de tout changement de code. Si le système interne de l’acheteur utilise un autre numéro d’article, conservez une table de correspondance documentée au lieu de demander au personnel de réception de reconnaître le matériau d’après son seul nom commercial.

Un dossier de rapprochement complet constitue une preuve utile si le même lot est contesté pendant la production. Il permet à l’acheteur de distinguer un résultat de laboratoire portant sur un lot de documents qui en ont nommé un autre par erreur.