Як зіставити маркування пряжі ПВА з документами закупівлі?

Почніть із позиції замовлення на закупівлю

Під час приймання порівнюйте етикетку паковання з конкретною позицією замовлення на закупівлю, а не лише з назвою компанії чи сімейством продуктів. Зіставте код продукту, систему номера, конструкцію, зазначене оздоблення, партію, одиницю паковання та заявлену масу з погодженою специфікацією. Якщо після погодження код змінили, вимагайте контрольоване перехресне посилання з початковим і новим кодами, датою набрання чинності та ураженою партією.

Використовуйте комплект документів для того самого відвантаження: замовлення на закупівлю, погоджена специфікація, пакувальний лист, запис про випуск партії або випробування та етикетки паковань. Рахунок може допомогти перевірити комерційний рядок, але сам по собі не доводить відповідність конструкції пряжі чи ідентичності партії технічній вимозі.

Зіставте ідентифікатори в усіх документах

Різниця в одному символі може бути друкарською помилкою або позначати іншу партію; покупець не має вирішувати це лише за виглядом. Попросіть постачальника письмово усунути розбіжність і збережіть первинні документи. Якщо відповідь змінює ідентичність продукту, передайте зміну на розгляд відповідальному за технічні питання згідно з процедурою погодження закупівлі.

Блокуйте мінімально необхідний обґрунтований обсяг

Якщо розбіжність є в одному коробі, а решту можна незалежно простежити, ізолюйте цей короб на час розслідування постачальником. Якщо номер партії відсутній на всіх пакованнях, у всій відповідній партії може бракувати придатної ідентифікації. Визначайте межі за записами, а не блокуйте чи випускайте зручну кількість без пояснення.

Не змішуйте виправлення документа із заміною матеріалу. Помилку в написанні в переглянутому пакувальному листі можна врегулювати простежуваним оновленим документом. Інша марка або конструкція потребує технічного розгляду, навіть якщо постачальник називає її еквівалентною.

Завершіть звірку до випуску запасів

У письмовому підсумковому записі слід зазначити перевірені документи, розбіжність, пояснення постачальника, переглянуті записи й особу, яка дозволила випуск. Оновлюйте статус приймання лише після того, як виправлені дані про ідентифікацію потраплять і до файлів складу, і до запису відділу якості. Зберігайте попередні документи з позначкою про заміну, щоб персонал не використав їх повторно для іншої поставки.

Документи, які слід запросити до вибору постачальника, описано в матеріалі документи, які слід запитати у постачальника пряжі ПВА. Ця відповідь стосується подальшого завдання під час приймання — звірення доставлених паковань із замовленням.

Запобігайте повторенню тієї самої розбіжності в наступній поставці

Попросіть постачальника використовувати один контрольований ідентифікатор на етикетках, у схемах коробів і записах про випуск партії. Унесіть погоджений формат коду до замовлення та вимагайте завчасно повідомляти про його зміну. Якщо у внутрішній системі покупця використовується інший номер товару, ведіть задокументовану таблицю відповідності замість того, щоб просити працівників приймання впізнавати матеріал лише за назвою продукту.

Узгоджений файл звірки також буде корисним доказом, якщо під час виробництва виникне питання щодо тієї самої партії. Він дасть покупцеві змогу відрізнити результат лабораторного випробування однієї партії від документів, у яких випадково зазначено іншу.