كيف أحتفظ بعينة مقابلة من خيوط PVA لاستخدامها عند النزاع؟

اتفق على العينة قبل نشوء النزاع

لا تكون العينة المحفوظة مفيدة إلا إذا استطاع الطرفان ربطها بالمادة المستلمة وفهم طريقة الحصول عليها. أدرج خطة حفظ العينة في مستندات الشراء قبل شحن الطلب: عدد الأجزاء المأخوذة، والعبوات التي أُخذت منها، والجهة التي تحتفظ بكل جزء، وطريقة ختمها، والسؤال الذي يجوز استخدام كل جزء لفحصه.

لا تسمِّ طرف خيط متاحًا عينة مقابلة إذا لم يسجل أحد مصدره. فالشلة المختومة المأخوذة من عبوة واحدة تمثل تلك العبوة، ولا تمثل تلقائيًا كل مخروط أو كرتونة في شحنة مختلطة. وإذا كان من المحتمل أن يؤثر نزاع لاحق في عدة دفعات، فحافظ على حدود الدفعات وهويات العبوات أثناء أخذ العينات.

احتفظ ببيانات الهوية والحيازة مع الخيوط

إذا قُسّمت العينة بين المشتري والمورّد، فاجعل الأجزاء متكافئة قدر ما يسمح الاختبار، وضع ملصقاتها قبل مغادرتها عملية الاختيار المضبوطة نفسها. واحتفظ بشاهد أو صورة لعملية التقسيم إذا كان أثر المسألة التجاري كبيرًا. ولا يمكن لصورة لاحقة لخيط منفلت أن تعوض نقص معلومات سلسلة الحيازة.

احمِ حالة العينة دون اختلاق مدة صلاحية

استخدم تعليمات التغليف والتخزين المنطبقة على المنتج المحدد، وسجّل الظروف التي يُحفظ فيها كل جزء. ولا تفترض أن العينة المحفوظة تبقى دون تغيير إلى أجل غير مسمى. وإذا كان التعرض البيئي جزءًا من النزاع، فوثّق سجل المناولة الفعلي للعينة بدلًا من وصف ظروف تخزين مثالية لم تتحقق.

احتفظ بكمية كافية للطريقة المتفق عليها ولأي عينات مكررة وكمية احتياطية للمراجعة المشتركة. وتعتمد الكمية على الخاصية وإجراء المختبر؛ لذا ينبغي أن يؤكد المورّد أو المختبر الكمية المطلوبة قبل أخذ العينات. فقد تؤدي العينة المقابلة الصغيرة جدًا إلى جدل الطرفين بشأن تقسيمها بعد ورود الشكوى.

افتح العينة وفق إجراء مشترك

قبل الاختبار، قارن ملصق العبوة وسجل الختم ووصف العينة ومواصفات الشراء. صوّر الختم والمحتويات، وسجّل أي تلف أو تغير ظاهر، ودوّن ما إذا كان الاختبار سيستخدم الجزء المحفوظ كاملًا أم عينة مجهزة منه. وإذا لم تتطابق العينة مع بيانات الهوية المكتوبة، فتوقف وعالج هذا الاختلاف قبل اعتبار نتيجتها دليلًا بشأن الشحنة.

تكمّل العينة المقابلة المحفوظة دليل الاختبار من العينة إلى الإنتاج, which covers how to plan the original trial. This protocol is for preserving evidence from a shipment after approval.

أدرج النتيجة في سجل الطلب

بعد المراجعة، احتفظ بطلب الاختبار وإصدار الطريقة وسجل الحيازة والتقرير وقرار التصرف معًا. وحدد كمية الشحنة التي تشملها النتيجة وما إذا كانت العينة قد استُهلكت بالكامل. واتفق على مصير الأجزاء المتبقية ومن يصرح بالتخلص منها، كي لا تُخلط لاحقًا مادة قديمة بعينة مرجعية معتمدة.

اطلب من المشتريات والجودة تعيين مسؤول واحد عن مستندات حفظ العينة. وينبغي لهذا الشخص تحديث حالة العينة عند فتحها أو إرسالها إلى المختبر أو تقسيمها أو استبدالها بمرجع جديد معتمد.