Jak zachować próbkę rozjemczą przędzy PVA na wypadek sporu?

Uzgodnij zasady pobierania próbki przed powstaniem sporu

Próbka archiwalna jest przydatna tylko wtedy, gdy obie strony mogą powiązać ją z dostarczonym materiałem i wiedzą, jak została pobrana. Dodaj plan przechowywania do dokumentów zakupu przed wysyłką: ile części należy pobrać, z których opakowań, kto przechowuje każdą część, jak zostaną zaplombowane i do zbadania jakiego zagadnienia mogą posłużyć.

Nie nazywaj wygodnie pobranego końca przędzy próbką rozjemczą, jeśli nikt nie zapisał jego pochodzenia. Zaplombowany motek pobrany z jednego opakowania reprezentuje to opakowanie; nie reprezentuje automatycznie każdego nawoju ani kartonu z mieszanej dostawy. Jeśli późniejszy spór może dotyczyć kilku partii, podczas pobierania zachowaj ich granice i identyfikatory opakowań.

Przechowuj przy przędzy informacje o jej tożsamości i nadzorze

Jeśli próbka jest dzielona między kupującego i dostawcę, przygotuj części możliwie porównywalne zgodnie z metodą i oznacz je, zanim opuszczą wspólnie kontrolowany etap pobierania. W sprawie o dużym znaczeniu handlowym zachowaj świadka podziału lub jego zdjęcie. Późniejsza fotografia luźnego włókna nie uzupełni brakujących informacji o łańcuchu nadzoru nad próbką.

Chroń stan próbki, nie zakładając nieuzasadnionego okresu trwałości

Stosuj instrukcje pakowania i przechowywania dotyczące dokładnie tego produktu oraz zapisuj warunki, w jakich trzymana jest każda część. Nie zakładaj, że próbka archiwalna pozostanie niezmieniona bezterminowo. Jeśli spór dotyczy możliwego wpływu ekspozycji, opisz rzeczywistą historię przechowywania próbki, zamiast podawać warunki idealne, których faktycznie nie zachowano.

Zachowaj ilość wystarczającą do uzgodnionej metody, ewentualnych badań powtórnych i wspólnej oceny zapasowej części. Wymagana ilość zależy od badanej właściwości i procedury laboratorium; dostawca lub laboratorium powinien ją potwierdzić przed pobraniem. Zbyt mała próbka rozjemcza może sprawić, że po otrzymaniu reklamacji obie strony będą spierać się o sposób jej podziału.

Otwieraj próbkę zgodnie ze wspólnym protokołem

Przed badaniem porównaj etykietę opakowania, rejestr plomb, opis próbki i specyfikację zakupu. Sfotografuj plombę i zawartość, odnotuj ewentualne uszkodzenia lub widoczne zmiany oraz zapisz, czy badaniu podlega cała zachowana część, czy przygotowana z niej próbka. Jeśli próbka nie odpowiada pisemnym danym identyfikacyjnym, wstrzymaj badanie i wyjaśnij rozbieżność, zanim uznasz wynik za dowód dotyczący wysyłki.

Próbka rozjemcza uzupełnia zakładowyprzewodnik badań od próbki do produkcji, który omawia planowanie pierwotnej próby. Ten protokół dotyczy zachowania dowodów z dostawy po jej zatwierdzeniu.

Zapisz wynik w dokumentacji zamówienia

Po ocenie przechowuj razem zlecenie badania, wersję metody, rejestr nadzoru, raport i decyzję dotyczącą materiału. Określ, jakiej ilości z wysyłki dotyczy wynik i czy próbka została zużyta. Uzgodnij, co stanie się z pozostałymi częściami i kto zatwierdza ich utylizację, aby starego materiału nie pomylono później z zatwierdzoną próbką referencyjną.

Poproś dział zakupów i jakości o wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za dokumentację przechowywania próbek. Powinna ona aktualizować status próbki po jej otwarciu, wysłaniu do laboratorium, podziale lub zastąpieniu nową zatwierdzoną próbką referencyjną.