¿Cómo debo conservar una muestra testigo de hilo PVA para una disputa?

Acuerde cómo será la muestra antes de que surja una disputa

Una muestra de retención solo es útil si ambas partes pueden vincularla con el material entregado y saben cómo se obtuvo. Añada el plan de conservación a los documentos de compra antes del envío: cuántas porciones se tomarán, de qué paquetes, quién conservará cada porción, cómo se sellarán y qué cuestión podrá evaluarse con cada una.

No denomine muestra testigo a un cabo de hilo obtenido por comodidad si nadie registró su origen. Una madeja sellada tomada de un paquete representa ese paquete; no representa automáticamente todos los conos o cajas de una entrega mixta. Si una disputa posterior pudiera afectar a varios lotes, conserve durante el muestreo los límites de cada lote y la identidad de los paquetes.

Conserve junto al hilo su identidad y su cadena de custodia

Si la muestra se divide entre el comprador y el proveedor, prepare porciones tan comparables como permita la prueba y etiquételas antes de separarlas de una misma selección controlada. Si el asunto tiene un impacto comercial alto, conserve un testigo o una imagen de la división. Una foto posterior de un filamento suelto no puede subsanar la falta de información sobre la cadena de custodia.

Proteja el estado del material sin inventar una vida útil

Utilice las instrucciones de embalaje y almacenamiento aplicables al producto exacto y registre las condiciones en que se conserva cada porción. No suponga que una muestra retenida permanece inalterada indefinidamente. Si la exposición forma parte de la disputa, documente la manipulación real de la muestra en lugar de describir unas condiciones ideales de almacenamiento que nunca se dieron.

Conserve material suficiente para el método acordado, las probetas repetidas y una reserva para una revisión conjunta. La cantidad depende de la propiedad y del procedimiento del laboratorio; el proveedor o el laboratorio debe confirmarla antes del muestreo. Una muestra testigo demasiado pequeña puede hacer que las partes discutan cómo dividirla después de recibir una reclamación.

Abra la muestra según un protocolo conjunto

Antes de hacer la prueba, compare la etiqueta del paquete, el registro del sello, la descripción de la muestra y la especificación de compra. Fotografíe el sello y el contenido, anote cualquier daño o cambio aparente y registre si se probará toda la porción conservada o una probeta preparada. Si la muestra no coincide con la identidad escrita, deténgase y resuelva la discrepancia antes de tratar el resultado como evidencia sobre el envío.

La muestra testigo conservada complementa la guía de pruebas desde la muestra hasta producción del sitio, que explica cómo planificar la prueba original. Este protocolo sirve para conservar evidencia de un envío después de su aprobación.

Incorpore por escrito el resultado al registro del pedido

Después de la revisión, archive juntos la solicitud de prueba, la versión del método, el registro de custodia, el informe y la disposición. Indique qué cantidad del envío abarca el resultado y si se agotó la muestra. Acuerde qué ocurrirá con las porciones restantes y quién autorizará su eliminación para evitar que más adelante se confundan con una muestra de referencia aprobada.

Pida a compras y calidad que asignen a una sola persona la responsabilidad del registro de conservación. Esa persona debe actualizar el estado de la muestra cuando se abra, se envíe a un laboratorio, se divida o se reemplace por una nueva referencia aprobada.