Come dovrei conservare un campione di confronto del filato PVA in caso di contestazione?

Concordate il campione prima che sorga una contestazione

Un campione conservato è utile solo se entrambe le parti possono collegarlo al materiale consegnato e comprendere come è stato prelevato. Inserite il piano di conservazione nei documenti d’acquisto prima della spedizione dell’ordine: quante porzioni prelevare, da quali confezioni, chi conserva ciascuna porzione, come sigillarla e quale questione ciascuna porzione può essere utilizzata per esaminare.

Non chiamate un’estremità di filo prelevata per comodità un campione di confronto se nessuno ne ha registrato l’origine. Una matassa sigillata prelevata da una confezione rappresenta quella confezione; non rappresenta automaticamente tutti i coni o cartoni di una consegna mista. Se una contestazione successiva potrebbe riguardare più lotti, mantenete i confini dei lotti e le identità delle confezioni durante il campionamento.

Mantenete l’identità e la custodia insieme al filato

Se il campione viene suddiviso tra acquirente e fornitore, rendete le porzioni il più possibile confrontabili secondo il metodo di prova ed etichettatele prima di separarle durante la stessa selezione controllata. Se la questione ha un impatto commerciale elevato, conservate la presenza di un testimone o un’immagine della suddivisione. Una fotografia successiva di un filo sciolto non può ripristinare informazioni mancanti sulla catena di custodia.

Proteggete lo stato del campione senza inventarne la durata di conservazione

Utilizzate l’imballaggio e le istruzioni di conservazione applicabili all’esatto prodotto e registrate le condizioni in cui viene tenuta ciascuna porzione. Non date per scontato che un campione conservato resti invariato indefinitamente. Se la contestazione riguarda un’esposizione, documentate le effettive modalità di manipolazione del campione anziché descrivere condizioni ideali di conservazione che non si sono verificate.

Conservate materiale sufficiente per il metodo concordato, eventuali provini ripetuti e una riserva per una verifica congiunta. La quantità dipende dalla proprietà e dalla procedura di laboratorio; prima del campionamento, il fornitore o il laboratorio dovrebbe confermare il fabbisogno. Un campione di confronto troppo piccolo può costringere entrambe le parti a discutere come suddividerlo dopo la presentazione del reclamo.

Aprite il campione secondo un protocollo congiunto

Prima della prova, confrontate etichetta della confezione, registro dei sigilli, descrizione del campione e specifica d’acquisto. Fotografate sigillo e contenuto, annotate eventuali danni o cambiamenti apparenti e registrate se la prova utilizzerà l’intera porzione conservata o un provino preparato. Se il campione non corrisponde all’identificazione scritta, fermatevi e risolvete la discrepanza prima di considerare il risultato come evidenza sulla spedizione.

Il campione di confronto conservato integra la guida alle prove dal campione alla produzione del sito, che spiega come pianificare la prova originale. Questo protocollo serve a conservare le evidenze di una spedizione dopo l’approvazione.

Riportate il risultato nella registrazione dell’ordine

Dopo la verifica, conservate insieme richiesta di prova, versione del metodo, registro della catena di custodia, rapporto e disposizione finale. Specificate la quantità della spedizione a cui si riferisce il risultato e se il campione è stato esaurito. Concordate che cosa accadrà alle porzioni rimanenti e chi autorizzerà lo smaltimento, affinché il vecchio materiale non venga in seguito scambiato per un campione di riferimento approvato.

Chiedete ad acquisti e qualità di assegnare un unico responsabile della documentazione di conservazione. Tale persona dovrebbe aggiornare lo stato del campione quando viene aperto, inviato a un laboratorio, suddiviso o sostituito con un nuovo campione di riferimento approvato.