Como devo guardar uma amostra de contraprova de fio PVA para uma disputa?

Combine a amostra antes que surja uma disputa

Uma amostra retida só é útil quando ambas as partes conseguem vinculá-la ao material entregue e sabem como ela foi obtida. Inclua o plano de retenção nos documentos de compra antes do envio do pedido: quantas porções serão retiradas, de quais embalagens, quem guardará cada porção, como serão lacradas e qual questão cada porção poderá ajudar a investigar.

Não chame uma ponta de fio retirada por conveniência de amostra de contraprova se ninguém registrou sua origem. Uma meada lacrada retirada de uma embalagem representa aquela embalagem; ela não representa automaticamente todos os cones ou caixas de uma entrega mista. Quando uma disputa posterior puder afetar vários lotes, preserve os limites entre lotes e a identidade das embalagens durante a amostragem.

Mantenha a identificação e a custódia junto ao fio

Se a amostra for dividida entre comprador e fornecedor, prepare porções tão comparáveis quanto o ensaio permitir e identifique-as antes de saírem da mesma seleção controlada. Quando o impacto comercial for alto, mantenha uma testemunha ou imagem da divisão. Uma fotografia posterior de um filamento solto não corrige informações ausentes sobre a cadeia de custódia.

Proteja a condição sem inventar um prazo de validade

Use as instruções de embalagem e armazenamento aplicáveis ao produto exato e registre as condições em que cada porção ficará guardada. Não presuma que uma amostra retida permanecerá inalterada para sempre. Se a preocupação da disputa envolver exposição, documente o histórico real de manuseio da amostra, em vez de descrever uma condição ideal de armazenamento que não ocorreu.

Guarde material suficiente para o método acordado, eventuais amostras repetidas e uma reserva para análise conjunta. A quantidade depende da propriedade e do procedimento laboratorial; o fornecedor ou o laboratório deve confirmar a necessidade antes da amostragem. Uma amostra de contraprova pequena demais pode levar ambas as partes a discutir como dividi-la depois que a reclamação chegar.

Abra a amostra segundo um protocolo conjunto

Antes do ensaio, compare o rótulo da embalagem, o registro do lacre, a descrição da amostra e a especificação de compra. Fotografe o lacre e o conteúdo, anote danos ou alterações aparentes e registre se o ensaio utilizará toda a porção retida ou uma amostra preparada. Se a amostra não corresponder à identificação escrita, pare e resolva a divergência antes de tratar seu resultado como evidência sobre a remessa.

A amostra de contraprova retida complementa o guia de ensaios da amostra à produção do site, que aborda o planejamento do ensaio original. Este protocolo trata da preservação de evidências de uma remessa após a aprovação.

Registre o resultado no pedido

Após a análise, mantenha juntos a solicitação de ensaio, a versão do método, o registro de custódia, o relatório e a destinação do material. Informe qual quantidade da remessa o resultado abrange e se a amostra foi consumida. Combine o destino das porções restantes e quem autorizará o descarte para que um material antigo não seja confundido posteriormente com uma amostra de referência aprovada.

Peça aos setores de compras e qualidade que designem uma única pessoa responsável pelo documento de retenção. Essa pessoa deve atualizar a situação da amostra quando ela for aberta, enviada a um laboratório, dividida ou substituída por uma nova referência aprovada.