¿Qué debo hacer si las cantidades de cajas de hilo PVA no coinciden con la lista de empaque?

Cuente las unidades antes de modificar el inventario

Cuando las cantidades de cajas no coinciden con la lista de empaque, cuente cada unidad entregada en las mismas unidades que utiliza el pedido. Una línea puede expresarse en conos, cajas, kilogramos u otra base de paquete; no compare cajas con conos y denomine la diferencia una falta. Desde el primer recuento, mantenga juntos los datos de la entrega y la línea de la orden de compra.

Separe el recuento físico del recuento documental. Registre qué llegó, qué figura en la lista y qué números de caja faltan, se repiten o no se esperaban. Si una caja contiene varios conos, anote ambos valores para que el proveedor pueda conciliar los niveles del embalaje.

Concilie los totales de cajas, paquetes y líneas del pedido

Un envío parcial puede explicar por qué una entrega es inferior al total de la orden de compra, pero solo si hay constancia del segundo envío. No deduzca que llegará otra caja a partir de un plan no confirmado. Solicite al proveedor la cantidad restante, la evidencia del despacho y la referencia revisada de la entrega.

Proteja la reclamación y el inventario utilizable

Mantenga las unidades cuya cantidad no coincide en estado provisional hasta que el proveedor confirme si la causa es un error en la lista de empaque, un envío parcial o una diferencia real de cantidad. Si la identidad del producto está clara para las unidades recibidas, el comprador puede decidir si las libera por separado; esa decisión no debe borrar el saldo pendiente de la orden.

Si el registro del transportista es pertinente, anote el estado y el recuento en el momento de la entrega según el procedimiento habitual del comprador. Fotografíe las etiquetas de las cajas y sus posiciones en el palé antes de moverlas. No deseche las etiquetas de envío ni las marcas del palé hasta cerrar el recuento.

Solicite al proveedor una conciliación por escrito

Pida al proveedor una respuesta que indique la línea de la orden de compra, la secuencia de cajas enviadas, la cantidad por unidad y cualquier referencia del envío restante. Si emite una lista de empaque corregida, conserve la original marcada como sustituida y archive la nueva junto a ella. Una propuesta de abono o reemplazo debe indicar la cantidad que abarca en vez de limitarse a afirmar que la discrepancia está resuelta.

Para el problema distinto de conciliar la masa neta y bruta, consulte conciliación del peso de un envío de hilo PVA. Esta respuesta trata el número de cajas y paquetes recibidos.

Cierre el saldo de la orden de compra

Registre la cantidad recibida, la que sigue pendiente, cualquier ajuste aprobado y la fecha en que se liquidó el saldo. Concilie los registros de compras, recepción y contabilidad para evitar que se confunda una entrega parcial con un pedido completo. Si el proveedor cambia la unidad de embalaje en el siguiente envío, actualice el pedido antes del despacho y compruebe al recibirlo el nuevo mapa de cajas.

Este registro también facilita la trazabilidad posterior. Si un problema de producción se refiere a un número de paquete, el comprador debe poder demostrar a qué línea de pedido y envío correspondía ese paquete.