Que faire lorsque le nombre de cartons de fil PVA ne correspond pas à la liste de colisage ?

Compter les unités avant de modifier le stock

Lorsque le nombre de cartons ne correspond pas à la liste de colisage, comptez chaque unité livrée selon les unités utilisées dans la commande. Une ligne peut être exprimée en cônes, cartons, kilogrammes ou autre base de conditionnement ; ne comparez pas un nombre de cartons à un nombre de cônes en qualifiant l’écart de manquant. Dès le premier nouveau décompte, conservez ensemble les références de livraison et de la ligne du bon de commande.

Distinguez le comptage physique du comptage documentaire. Consignez ce qui est arrivé, ce qui figure sur la liste et les numéros des cartons manquants, en double ou inattendus. Si un carton contient plusieurs cônes, indiquez les deux nombres afin que le fournisseur puisse rapprocher les niveaux de conditionnement.

Rapprocher les totaux des cartons, des conditionnements et des lignes de commande

Une expédition fractionnée peut expliquer pourquoi une livraison est incomplète par rapport à l’ensemble du bon de commande, mais seulement si un second envoi est documenté. Ne supposez pas qu’un autre carton arrivera sur la base d’un projet non confirmé. Demandez au fournisseur la quantité restante, la preuve d’expédition et la référence de livraison révisée.

Préserver la réclamation et le stock utilisable

Gardez les unités non rapprochées dans un statut provisoire jusqu’à ce que le fournisseur confirme s’il s’agit d’une erreur de liste de colisage, d’une expédition partielle ou d’un véritable écart de quantité. Si l’identité des unités reçues est claire, l’acheteur peut décider de les libérer séparément ; cette décision ne doit toutefois pas effacer le solde restant sur la commande.

Si un dossier du transporteur est pertinent, consignez l’état et le nombre constatés à la livraison selon la procédure habituelle de l’acheteur. Photographiez les étiquettes des cartons et la position sur la palette avant de les réorganiser. Ne jetez pas les étiquettes d’expédition ni les marques de palette tant que le comptage n’est pas clos.

Obtenir un rapprochement écrit du fournisseur

Demandez au fournisseur de répondre en indiquant la ligne du bon de commande, la séquence des cartons expédiés, la quantité par unité et toute référence d’expédition restante. Si une liste de colisage corrigée est émise, conservez l’original comme document remplacé et classez la nouvelle version à côté. Une proposition d’avoir ou de remplacement doit préciser la quantité concernée au lieu de simplement indiquer que l’écart est résolu.

Pour la question distincte des masses nettes et brutes, consultez « Rapprochement des poids d’une expédition de fil PVA ». La présente réponse porte sur le nombre de cartons et de conditionnements reçus.

Clore le solde du bon de commande

Consignez la quantité reçue, celle qui reste à livrer, tout ajustement approuvé et la date de régularisation du solde. Rapprochez les dossiers des achats, de la réception et de la comptabilité afin qu’une livraison partielle ne soit pas prise pour une commande complète. Si le fournisseur modifie son unité de conditionnement lors de la prochaine expédition, mettez la commande à jour avant le départ et vérifiez le nouveau plan de cartons à la réception.

Ce dossier facilite également la traçabilité ultérieure. Si un problème de production concerne un numéro de conditionnement, l’acheteur doit pouvoir établir de quelle ligne de commande et de quelle expédition il provient.