Що робити, якщо кількість коробів із пряжею ПВА не збігається з пакувальним листом?

Перерахуйте одиниці до зміни запасів

Якщо кількість коробів не збігається з пакувальним листом, рахуйте кожну одиницю доставки в тих самих одиницях, що й у замовленні. Позицію може бути зазначено в конусах, коробах, кілограмах або інших одиницях паковання; не порівнюйте кількість коробів із кількістю конусів і не називайте різницю нестачею. Від початку повторного підрахунку зберігайте разом посилання на доставку та відповідний рядок замовлення.

Окремо запишіть фізичну кількість і кількість за документами. Зафіксуйте, що надійшло, що зазначено в документах і яких номерів коробів бракує, які продубльовано чи отримано неочікувано. Якщо в коробі є кілька конусів, зазначте обидва значення, щоб постачальник міг звірити рівні пакування.

Зіставте підсумки на рівнях коробів, паковань і позицій замовлення

Розділена поставка може пояснити, чому одна доставка не відповідає повній кількості замовлення на закупівлю, але лише за умови, що другу поставку задокументовано. Не припускайте, що інший короб буде доставлено, спираючись на непідтверджений план. Попросіть постачальника повідомити залишкову кількість, надати підтвердження відправлення й нове посилання на доставку.

Збережіть можливість подати претензію та не втратьте придатні запаси

Тимчасово залиште невідповідні одиниці на відповідному статусі, доки постачальник не підтвердить, чи причина полягає в помилці пакувального листа, частковій поставці або фактичній різниці в кількості. Якщо ідентичність отриманих одиниць чітка, покупець може окремо вирішити, чи випускати їх; це рішення не має закривати невиконаний залишок замовлення.

Якщо важливий запис перевізника, зазначте стан і кількість під час доставки відповідно до звичайної процедури покупця. Сфотографуйте етикетки коробів і розташування на палеті до їх переміщення. Не викидайте транспортні етикетки чи бірки палет до завершення звірки кількості.

Отримайте від постачальника письмову звірку

Попросіть постачальника навести у відповіді позицію замовлення на закупівлю, послідовність відвантажених коробів, кількість одиниць у пакованні та посилання на будь-яку решту поставки. Якщо видано виправлений пакувальний лист, збережіть попередній із позначкою «замінений» і підкладіть поруч новий. У пропозиції кредиту чи заміни слід зазначити кількість, якої вона стосується, а не просто заявити, що розбіжність усунено.

Окрему проблему співвідношення маси нетто й брутто розглянуто в матеріалі звірка маси у поставці пряжі ПВА. Ця відповідь стосується кількості отриманих коробів і паковань.

Закрийте залишок за замовленням на закупівлю

Зафіксуйте отриману кількість, кількість до поставки, будь-яке погоджене коригування та дату закриття залишку. Звірте записи закупівель, приймання й бухгалтерії, щоб часткову поставку не вважали виконанням усього замовлення. Якщо в наступній поставці постачальник змінить одиницю пакування, оновіть замовлення до відправлення й перевірте нову схему коробів під час приймання.

Цей запис також підтримує подальшу простежуваність. Якщо виробнича проблема стосується номера паковання, покупець має бути здатним показати, з якої позиції замовлення та якої поставки воно походить.