Что делать, если количество коробов PVA-пряжи не совпадает с упаковочным листом?

Пересчитайте единицы до изменения складского учета

Если количество коробов не совпадает с упаковочным листом, пересчитайте каждую единицу поставки в тех же единицах, что указаны в заказе. В строке могут быть конусы, короба, килограммы или другая единица упаковки; не сравнивайте число коробов с числом конусов и не называйте разницу недостачей. С самого начала повторного пересчета храните вместе ссылки на поставку и строку заказа на закупку.

Отдельно запишите фактическое количество и количество по документам. Укажите, что поступило, что внесено в список и какие номера коробов отсутствуют, продублированы или оказались неожиданными. Если в одном коробе находится несколько конусов, укажите оба значения, чтобы поставщик мог сверить структуру упаковки.

Сверьте итоги по коробам, паковкам и строке заказа

Частичная поставка может объяснить, почему одно поступление меньше полного заказа на закупку, но только если документирована вторая отгрузка. Не исходите из неподтвержденного плана, что другой короб еще в пути. Запросите у поставщика остаточное количество, подтверждение отправки и обновленный номер доставки.

Защитите право на претензию и сохранность пригодных запасов

Присвойте несверенным единицам временный статус, пока поставщик не подтвердит, вызвано ли расхождение ошибкой упаковочного листа, частичной отгрузкой или фактической разницей в количестве. Если идентификация полученных единиц не вызывает вопросов, покупатель может отдельно решить, можно ли их выпустить; это решение не должно обнулять открытый остаток заказа.

Если важна запись перевозчика, укажите состояние и количество при доставке по обычной процедуре покупателя. До перестановки сфотографируйте этикетки коробов и положение на палете. Не выбрасывайте транспортные этикетки или бирки палет до завершения пересчета.

Запросите у поставщика письменную сверку

Попросите поставщика указать в ответе строку заказа на закупку, номера отгруженных коробов, количество в каждой единице и ссылку на любую оставшуюся отгрузку. Если выдан исправленный упаковочный лист, сохраните исходный с отметкой об отмене, а исправленный подшивайте рядом с ним. В предложении о кредите или замене следует указывать покрываемое количество, а не просто сообщать, что расхождение урегулировано.

Отдельную проблему сверки массы нетто и брутто см. в ответе о сверке массы в поставке PVA-пряжи. Здесь рассматривается количество полученных коробов и паковок.

Закройте остаток заказа на закупку

Зафиксируйте полученное количество, оставшееся к поставке, любые утвержденные корректировки и дату урегулирования остатка. Сверьте записи закупок, приемки и бухгалтерии, чтобы частичную поставку не приняли за выполнение заказа целиком. Если в следующей поставке поставщик меняет единицу упаковки, внесите изменение в заказ до отправки и при приемке проверьте новую схему коробов.

Эта запись также помогает обеспечить прослеживаемость в будущем. Если при производстве возникнет вопрос о номере паковки, покупатель должен иметь возможность показать, из какой строки заказа и какой поставки она поступила.