O que devo fazer quando a quantidade de caixas de fio PVA não corresponde à lista de volumes?

Conte as unidades antes de alterar o inventário

Quando as quantidades das caixas não corresponderem à lista de volumes, conte cada unidade entregue nas mesmas unidades usadas no pedido. Um item pode estar especificado em cones, caixas, quilogramas ou outra base de embalagem; não compare o número de caixas com o número de cones e chame a diferença de falta. Desde a primeira nova contagem, mantenha juntas as referências da entrega e do item do pedido de compra.

Separe a contagem física da contagem documental. Registre o que chegou, o que está listado e quais números de caixa estão faltando, duplicados ou são inesperados. Se uma caixa contiver vários cones, anote os dois valores para que o fornecedor possa conciliar a hierarquia das embalagens.

Concilie os totais de caixas, embalagens e itens do pedido

Uma entrega fracionada pode explicar por que uma entrega está incompleta em relação ao pedido de compra total, mas somente se houver documentação de uma segunda entrega. Não presuma que outra caixa esteja a caminho com base em um plano não confirmado. Solicite ao fornecedor a quantidade restante, as evidências do despacho e a referência revisada da entrega.

Proteja a reclamação e o estoque utilizável

Mantenha as unidades não conciliadas em situação temporária até que o fornecedor confirme se a causa é um erro na lista de volumes, uma entrega parcial ou uma diferença real de quantidade. Se a identidade do produto estiver clara para as unidades recebidas, o comprador poderá decidir se elas podem ser liberadas separadamente; essa decisão não deve eliminar o saldo pendente do pedido.

Se um registro da transportadora for pertinente, anote a condição e a contagem na entrega conforme o procedimento normal do comprador. Fotografe os rótulos das caixas e as posições do palete antes de reorganizá-los. Não descarte os rótulos de transporte nem as etiquetas do palete até que a contagem seja concluída.

Obtenha do fornecedor uma conciliação por escrito

Peça ao fornecedor que responda indicando o item do pedido de compra, a sequência das caixas enviadas, a quantidade por unidade e a referência de qualquer remessa restante. Se for emitida uma lista de volumes corrigida, mantenha o original arquivado como substituído e guarde a nova versão ao lado dele. Uma proposta de crédito ou substituição deve indicar a quantidade abrangida, em vez de apenas declarar que a divergência foi resolvida.

Para a questão distinta de massa líquida e bruta, consulte conciliação de peso de uma remessa de fio PVA. Esta resposta trata do número de caixas e embalagens recebidas.

Encerre o saldo do pedido de compra

Registre a quantidade recebida, a quantidade ainda pendente, qualquer ajuste aprovado e a data em que o saldo foi encerrado. Concilie os registros de compras, recebimento e contas para que uma entrega parcial não seja confundida com um pedido completo. Se o fornecedor mudar a unidade de embalagem na próxima remessa, atualize o pedido antes do despacho e confira o novo mapa de caixas no recebimento.

Esse registro também facilita a rastreabilidade posterior. Se um problema de produção mencionar o número de uma embalagem, o comprador deve conseguir demonstrar de qual item do pedido e de qual remessa ela veio.