PVA ipliği koli miktarları paket listesiyle uyuşmuyorsa ne yapmalıyım?

Envanteri değiştirmeden önce birimleri sayın

Koli miktarları paket listesiyle uyuşmadığında her teslimat birimini siparişin kullandığı birimlerle sayın. Bir satır koni, koli, kilogram veya başka bir paket esasıyla belirtilmiş olabilir; koli sayısını koni sayısıyla karşılaştırıp eksik varmış gibi değerlendirmeyin. İlk yeniden sayımdan itibaren teslimatı ve satın alma siparişi satırı referanslarını birlikte tutun.

Fiziksel sayımı belge sayımından ayrı kaydedin. Ne geldiğini, listede ne olduğunu ve hangi koli numaralarının eksik, yinelenmiş ya da beklenmedik olduğunu belirtin. Bir kolide birkaç koni varsa tedarikçinin paket hiyerarşisini mutabık hâle getirebilmesi için her iki değeri de yazın.

Koli, paket ve sipariş satırı toplamlarını mutabık hâle getirin

Bölünmüş sevkiyat, ancak ikinci sevkiyat belgelenmişse teslimatlardan birinin toplam satın alma siparişine göre eksik olmasını açıklayabilir. Teyit edilmemiş bir plana dayanarak başka kolinin yolda olduğunu varsaymayın. Tedarikçiden kalan miktarı, sevk kanıtını ve yenilenmiş teslimat referansını isteyin.

Talep hakkını ve kullanılabilir stoku koruyun

Tedarikçi bunun paket listesi hatası mı, kısmi sevkiyat mı yoksa gerçek miktar farkı mı olduğunu doğrulayana kadar eşleşmeyen birimleri geçici statüde tutun. Teslim alınan birimlerin ürün kimliği açıksa alıcı bunların bağımsız olarak serbest bırakılıp bırakılamayacağına karar verebilir; bu karar siparişteki açık bakiyeyi silmemelidir.

Taşıyıcı kaydı ilgiliyse alıcının normal süreciyle teslimattaki durumu ve sayıyı kaydedin. Kolileri yeniden düzenlemeden önce etiketleri ve palet konumlarını fotoğraflayın. Sayım kapanana kadar sevkiyat etiketlerini veya palet etiketlerini atmayın.

Tedarikçiden yazılı mutabakat alın

Tedarikçiden satın alma siparişi satırını, sevk edilen koli sırasını, birim başına miktarı ve varsa kalan sevkiyat referansını içeren yanıt isteyin. Düzeltilmiş paket listesi düzenlenirse ilk belgeyi eski sürüm olarak saklayıp yenisini yanına dosyalayın. Kredi veya değiştirme önerisi, fark çözüldü demekle yetinmeyip kapsadığı miktarı belirtmelidir.

Net ve brüt kütleyle ilgili ayrı sorun için bkz. PVA ipliği sevkiyatında ağırlık mutabakatı. Bu yanıt, teslim alınan koli ve paket sayısını ele alır.

Satın alma siparişi bakiyesini kapatın

Alınan miktarı, hâlâ teslim edilmesi gereken miktarı, onaylanan düzeltmeleri ve bakiyenin kapatıldığı tarihi kaydedin. Kısmi teslimatın tamamlanmış sipariş sanılmaması için satın alma, teslim alma ve muhasebe kayıtlarını mutabık hâle getirin. Tedarikçi sonraki sevkiyatta paketleme birimini değiştirirse sevkiyattan önce siparişi güncelleyin ve teslim alırken yeni koli haritasını kontrol edin.

Bu kayıt daha sonra izlenebilirliği de destekler. Üretim sorunu bir paket numarasına atıfta bulunuyorsa alıcı o paketin hangi sipariş satırı ve sevkiyattan geldiğini gösterebilmelidir.