Che cosa devo fare se la quantità di cartoni di filato PVA non corrisponde alla distinta d’imballaggio?

Contate le unità prima di modificare l’inventario

Se la quantità di cartoni non corrisponde alla distinta d’imballaggio, contate ogni unità consegnata nelle stesse unità utilizzate dall’ordine. Una riga può essere espressa in coni, cartoni, chilogrammi o un’altra unità di confezione; non confrontate il numero di cartoni con quello dei coni definendo la differenza un ammanco. Dal primo ricontrollo, mantenete insieme i riferimenti alla consegna e alla riga dell’ordine d’acquisto.

Separate il conteggio fisico da quello documentale. Registrate che cosa è arrivato, che cosa è elencato e quali numeri di cartone sono mancanti, duplicati o inattesi. Se un cartone contiene più coni, riportate entrambi i valori, così il fornitore potrà riconciliare i livelli dell’imballaggio.

Riconciliate i totali per cartone, confezione e riga d’ordine

Una spedizione frazionata può spiegare perché una singola consegna risulti inferiore all’intero ordine d’acquisto, ma solo se una seconda spedizione è documentata. Non deducete che un altro cartone sia in arrivo da un piano non confermato. Chiedete al fornitore la quantità residua, le evidenze di spedizione e un riferimento di consegna aggiornato.

Proteggete il reclamo e le scorte utilizzabili

Mantenete le unità non riconciliate in uno stato temporaneo finché il fornitore non conferma se la causa sia un errore nella distinta d’imballaggio, una spedizione parziale o un’effettiva differenza quantitativa. Se l’identità del prodotto ricevuto è chiara, l’acquirente può decidere se rilasciare quelle unità separatamente; tale decisione non dovrebbe cancellare il saldo aperto dell’ordine.

Se è pertinente una registrazione del vettore, annotate condizioni e conteggio alla consegna seguendo la procedura abituale dell’acquirente. Fotografate etichette dei cartoni e posizioni sul pallet prima di spostarli. Non eliminate etichette di spedizione o cartellini del pallet finché il conteggio non è stato chiuso.

Ottenete una riconciliazione scritta dal fornitore

Chiedete al fornitore di rispondere indicando riga dell’ordine d’acquisto, sequenza dei cartoni spediti, quantità per unità ed eventuale riferimento alla spedizione residua. Se viene emessa una distinta d’imballaggio corretta, conservate l’originale come versione superata e archiviate la sostituzione accanto a essa. Una proposta di nota di credito o sostituzione dovrebbe indicare la quantità coperta, anziché limitarsi ad affermare che la discrepanza è risolta.

Per la questione distinta della massa netta e lorda, consultate la riconciliazione dei pesi per una spedizione di filato PVA. Questa risposta riguarda il numero di cartoni e confezioni ricevute.

Chiudete il saldo dell’ordine d’acquisto

Registrate quantità ricevuta, quantità ancora dovuta, eventuale rettifica approvata e data di chiusura del saldo. Riconciliate le registrazioni di acquisti, ricevimento e contabilità, affinché una consegna parziale non venga scambiata per un ordine completo. Se il fornitore modifica l’unità di confezionamento per la spedizione successiva, aggiornate l’ordine prima della spedizione e verificate al ricevimento il nuovo schema dei cartoni.

La registrazione supporta anche la tracciabilità successiva. Se un problema di produzione riguarda un numero di confezione, l’acquirente dovrebbe poter mostrare da quale riga d’ordine e spedizione proviene.